3 passos para desenvolver uma comunicação clara com sua equipe

Ser capaz de estabelecer uma comunicação clara com a equipe de trabalho é hoje uma das habilidades mais apreciadas nas empresas. Este post tem o objetivo de trazer uma reflexão sobre onde deve estar o nosso foco quando estamos em busca de clareza na comunicação.

Imagine-se prestes a conduzir uma reunião com sua equipe. Vocês entram na sala de reuniões de forma agitada. Todos estão um pouco alvoroçados e falam sobre assuntos corriqueiros. Na medida em que cada um toma o assento, você fecha a porta. Por falta de uma definição melhor, chamaremos assim as três pessoas da sua equipe: “Pessoa A”, “Pessoa B” e “Pessoa C”. Em alguns segundos, você irá interrompe-los para iniciar sua fala. Neste momento, você se pega pensando sobre a melhor forma de comunicar algo importante. Uma notícia que irá exigir uma série de ações das pessoas presentes. Clareza parece ser fundamental para evitar mal-entendidos.

Você inicia a reunião, cumprimentando a todos e agradecendo a presença. Logo em seguida, você diz: “Como vocês sabem, nós já elaboramos mensalmente um relatório bastante detalhado para a alta direção. Ontem, recebi a informação que devemos urgentemente mudar o formato do relatório que deverá ser entregue amanhã. Creio que isto irá exigir muito trabalho da nossa equipe nas próximas horas”.

Neste momento, a Pessoa A pensa: “Nossa! Acho que a insatisfação sobre o relatório deve ser por minha causa. Nunca dei muita atenção aos dados deste relatório e as últimas versões foram as piores. Eles não gostam de mim. Acho que serei demitido em breve. Preciso me mexer!”.

No mesmo instante, a Pessoa B pensa: “Puxa! Preciso ligar para a escola do meu filho e agendar aquela reunião sobre suas notas baixas… O que? Relatório!? Mudança!? Nunca entendi porque fazemos estes relatórios…”.

A Pessoa C pensa: “Tenho que responder aquela mensagem do departamento financeiro agora! Espero que esta reunião não seja muito longa”.

Trata-se apenas de um exemplo. Mas será que cenas assim são parte do nosso cotidiano?

Uma comunicação clara com a equipe exige lidar com lascas da mente narrativa

O exemplo ilustra a ação da mente narrativa, uma espécie de turbilhão mental formado por pensamentos e sentimentos que se materializam automaticamente na forma de frases, palavras e expressões. Podem ser traduzidos como diálogos internos simples, sem muito aprofundamento. Como lascas retiradas da madeira por um formão afiado nas mãos de um carpinteiro, estes pensamentos saltam em todas as direções de maneira impetuosa, deixando um rastro desorganizado de sujeira. Embora nem sempre possam ser conotados como sujeira, os pensamentos provenientes da nossa mente narrativa precisam ser tratados com cautela.

Vamos voltar para a cena. Lembre-se da sua predisposição em querer ser claro na comunicação. Você escolhe as palavras com cuidado, observa o semblante de cada um, tenta interpretar eventuais sinais corporais que possam dar alguma dica e faz perguntas para checar o entendimento. Enquanto isto, novos pensamentos vão surgindo nas mentes narrativas dos membros da sua equipe.

Onde queremos chegar? Pois bem, a clareza daquilo que comunicamos tende a estar intimamente relacionada com a habilidade de acalmar a mente narrativa do nosso interlocutor.

Uma vez aprimorada, esta habilidade tem o potencial de aumentar a absorção daquilo que está sendo comunicado. Em outras palavras, ser claro é preocupar-se com as agendas ocultas que podem estar presentes, é ter sensibilidade para “baixar a guarda” das pessoas, trazendo suas mentes para um modo funcional de aproximação, conexão e engajamento.

A clareza daquilo que comunicamos tende a estar intimamente relacionada com a habilidade de acalmar a mente narrativa do nosso interlocutor

Pensando nisto, a Dialogas preparou uma lista com 3 passos a serem levados em conta na busca por desenvolver uma comunicação clara com a equipe. São eles:

1) Eleve a percepção de certeza
Antes de começar a falar sobre o assunto propriamente dito, procure trazer alguns pontos que possam colaborar para o aumento da percepção de certeza das pessoas. Muitas vezes, um nível mínimo de certeza pode ser o patamar a partir do qual a mente narrativa passa a ficar mais calma, abrindo espaço para o afloramento da atenção.

2) Investigue agendas ocultas
Uma agenda oculta é como uma banda de rock se apresentando. Na sua presença, dificilmente haverá espaço para diálogos claros. Da mesma forma que ela sequestra nossos tímpanos, a mente narrativa sequestra nossa atenção. Ao investigarmos agendas ocultas, temos a chance de descobrir preocupações genuínas, aprimorando uma qualidade essencial no papel de liderança: a empatia [Leia mais em Exercícios para Treinar a Inteligência Emocional em 8 dias].

3) Seja positivo
Uma abordagem positiva tem grande potencial para trazer clareza na comunicação. Antes de iniciar o assunto para o qual deseja ser claro, quebre o gelo, faça breves reconhecimentos e seja sincero nas palavras. Sempre há algo de bom que pode ser reconhecido. Esteja atento às qualidades. Atenção não é algo que se pede, mas algo que se conquista. Lembre-se que uma abordagem positiva é como uma chave que permite acesso ao que há de mais precioso na mente das pessoas: a atenção.

Uma comunicação clara com a equipe de trabalho pode ser um processo difícil quando se está focado apenas na mensagem. Deslocar o foco para as pessoas abre espaço para que nossa mensagem flua de maneira clara e objetiva.